Politique générale du BEPC en matière de protection de la vie privée
Le Bureau des examinateurs en pharmacie du Canada (BEPC) a besoin, pour la prestation de ses services, de recueillir des données personnelles. L’organisme a donc élaboré la présente politique afin d’informer les candidats et son personnel de la volonté de l’organisme de veiller au maintien de l’exactitude, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels des candidats. Le BEPC s’est engagé à recueillir, utiliser, divulguer et protéger les renseignements personnels de façon responsable et seulement dans la mesure requise par la réalisation du mandat et des activités du BEPC, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Qu’entend-on par « renseignements personnels »?
Les renseignements personnels sont des données relatives à une personne « identifiable ». Il s’agit de tout renseignement, conservé d’une manière quelconque et relatif à une personne identifiée ou dont on peut déduire ou établir l’identité à partir d’un tel renseignement, autre qu’un renseignement professionnel (p. ex., nom, titre, adresse et numéro de téléphone professionnels), lequel n’est pas soumis à la loi sur la protection de la vie privée. La présente politique ne couvre pas les données agrégées à partir desquelles on ne peut identifier un individu. Le BEPC se réserve le droit d’utiliser les données agrégées de toute manière qu’il jugera opportune.
Cadre dans lequel le BEPC recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels
Le BEPC offre divers services d’examen et de reconnaissance professionnelle aux organismes provinciaux de réglementation de la pharmacie. Lors de la prestation de tels services, le BEPC recueille les données personnelles fournies par les candidats pharmaciens et techniciens en pharmacie, leurs mandataires, leurs formateurs en pharmacie ou en techniques de pharmacie, ou les organismes de réglementation ou d’octroi des permis d’exercice. Le BEPC utilise seulement des méthodes honnêtes et licites de cueillette des renseignements personnels. Le BEPC partage cette information de façon restreinte avec les organismes provinciaux de réglementation. Les renseignements personnels recueillis par le BEPC sont utilisés aux fins suivantes :
• examiner et vérifier les titres de compétence des pharmaciens et techniciens en pharmacie formés au Canada, ainsi que ceux des candidats provenant de l’étranger, afin d’établir si leur formation se compare à celle des pharmaciens ou techniciens en pharmacie formés au Canada;
• établir l’admissibilité des candidats aux examens et services du BEPC;
• organiser des examens d’évaluation et des examens d’aptitude en début de pratique, lors du processus d’attribution du certificat du BEPC attestant la capacité du candidat à exercer la profession de façon sûre et efficace;
• gérer et traiter les demandes de révision ou autres procédures d’appel;
• établir le lien entre les candidats et leur diplôme de pharmacien ou de technicien en pharmacie;
• conserver de la documentation sur différents titres de compétences afin de faire des comparaisons;
• fournir des renseignements aux organismes canadiens de réglementation et aux gouvernements territoriaux à fin de confirmation des titres de compétence;
• répondre aux exigences légales et réglementaires du BEPC;
• traiter le paiement des services et
• pour toute activité conforme au mandat et à la marche des affaires du BEPC.
BEPC fait aussi affaire avec des tiers pouvant, dans le cadre de leurs fonctions, avoir un accès restreint aux données personnelles des candidats. On parle ici des personnes mandatées par le BEPC, comme les surveillants d’examen, les responsables des examens, les examinateurs et administrateurs en chef et les autres membres du personnel d’examen, ainsi que les experts-docimologues.
On notera que, dans certaines circonstances, le BEPC peut être autorisé ou justifié d’utiliser et/ou divulguer des renseignements personnels ou être obligé de les divulguer sans consentement préalable. Ces circonstances peuvent être les suivantes :
• lorsque cela est requis par la loi ou par ordonnance ou exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
• lorsque le BEPC a des raisons de croire qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
• lorsque le BEPC doit établir ou percevoir les sommes qui lui sont dues;
• lorsque le BEPC doit exercer les recours à sa disposition ou limiter les dommages qu’il pourrait subir; ou
• lorsque les renseignements sont publics.
Dans les cas où le BEPC serait obligé ou autorisé à divulguer des renseignements sans consentement préalable, il ne fournira pas plus d’information que celle qui est exigée.
L’utilisation des renseignements personnels par le BEPC se limite aux fins décrites dans la présente politique et, parallèlement, le BEPC ne se livre en aucune façon à la vente, au commerce, au troc, à l’échange ou à la divulgation, contre rétribution, des renseignements personnels obtenus.
Chaque fois qu’un renseignement personnel est divulgué, l’action est inscrite sur un registre où sont notées la nature des renseignements fournis, la date et l’identité du récipiendaire de l’information. Le BEPC ne tient pas de registre particulier dans les cas ordinaires ou systématiques de divulgation des données, comme lors de la transmission des renseignements personnels aux organismes de réglementation de la pharmacie ou aux entreprises agissant au nom du BEPC.
Consentement
À moins d’y être autorisé par la loi, le BEPC ne recueille aucun renseignement personnel sans le consentement préalable de la personne concernée par la cueillette, l’utilisation et la diffusion de tels renseignements. Cependant, le BEPC demandera l’autorisation d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels après les avoir recueillis, s’il entend utiliser l’information à des fins nouvelles ou différentes et que la personne n’a pas encore donné son consentement à un tel usage de ses renseignements personnels.
En fournissant des renseignements personnels au BEPC, le candidat accepte et consent à ce que le BEPC recueille, utilise et divulgue ses renseignements personnels conformément à la présente politique. Et, le cas échéant, des autorisations ou consentements particuliers pourraient aussi lui être demandés de temps à autre.
Dans la plupart des cas et sous réserve de contraintes juridiques et contractuelles, le candidat est libre de refuser ou de révoquer son consentement en tout temps, suite à un préavis raisonnable. On notera que, dans certaines circonstances, le BEPC ne peut offrir ses services que si le candidat lui fournit des renseignements personnels. Dans certains cas, le refus du candidat de donner son consentement pourrait compromettre son admissibilité aux examens du BEPC et/ou au certificat d’aptitude du BEPC, indépendamment des demandes d’admission aux examens, de reconnaissance des diplômes ou d’obtention du certificat.
Exactitude et conservation des renseignements personnels
Le BEPC veille à ce que tous les renseignements personnels fournis et en sa possession soient exacts, à jour et complets, en fonction des fins auxquelles le BEPC les utilise. Le BEPC ne met pas à jour les renseignements personnels d’un candidat de façon systématique, à moins d’y être obligé. Un candidat a intérêt à informer rapidement le BEPC de tout changement dans ses renseignements personnels.
De temps à autre, le BEPC vérifie les renseignements personnels d’un candidat dans le cadre de son processus automatique de vérification et de reconnaissance des titres d’un candidat. Le BEPC peut alors vérifier d’autres éléments d’information personnelle auprès de parties prenantes.
Si un candidat croit que les renseignements personnels contenus dans son dossier sont inexacts, le BEPC lui permet de les vérifier et de les mettre à jour. Si on a transmis des données personnelles erronées à des tiers, le BEPC se chargera, au besoin, de leur fournir les données corrigées.
Si un candidat n’accepte pas de changer ses renseignements personnels, il peut contester la décision du BEPC. Le BEPC documentera la contestation et, au besoin, en informera les tierces parties détenant aussi de tels renseignements personnels.
Le BEPC conserve les données personnelles d’un candidat pour la seule durée que requièrent les fins auxquelles elles ont été recueillies. La durée de conservation des renseignements par le BEPC varie en fonction du service offert et de la nature des renseignements. Elle peut se prolonger au-delà de la période des rapports entre le candidat et le BEPC, mais se limitera au temps requis par le BEPC pour disposer encore de l’information nécessaire au règlement de tout problème pouvant surgir à une date ultérieure.
Une fois que les renseignements personnels d’un candidat ne sont plus requis aux fins du BEPC, celui-ci applique procédures de destruction, de suppression et d’effacement de tels renseignements.
À l’heure actuelle, le BEPC conserve les renseignements personnels des candidats principalement à Toronto et dans des municipalités environnantes où on peut trouver des installations d’entreposage externes.
Comment le BEPC protège-t-il la vie privée des candidats?
Le BEPC protège la vie privée des candidats en appliquant des mesures rigoureuses de confidentialité et de sécurité de l’information.
• Tout renseignement personnel conservé aux bureaux du BEPC est entreposé en sécurité ou protégé par un mot de passe et accessible seulement aux employés du BEPC ayant besoin de le consulter.
• Tout employé ayant accès aux renseignements personnels est formé à protéger les données et à suivre rigoureusement les règles de confidentialité.
• Le BEPC veille à que les personnes agissant comme consultants ou comme personnel d’examen externe s’engagent à respecter les politiques de confidentialité du BEPC.
• Tout employé du BEPC, consultant ou personnel d’examen externe travaillant pour le BEPC et ayant accès à des renseignements personnels, doit signer une entente de confidentialité.
• Le BEPC détruit les documents papier inutiles contenant des renseignements personnels en les déchiquetant. Le BEPC détruit les données électroniques en les effaçant et, si le BEPC doit se débarrasser du matériel informatique, il s’assure de la destruction physique des disques durs.
Accès aux renseignements personnels du candidat
Le BEPC permet, dans des conditions raisonnables, l’accès et la révision de l’information personnelle qu’il conserve sur un candidat et s’efforce de fournir l’information en question dans des délais raisonnables, généralement au plus tard dans les 30 jours suivant la demande. Afin de contrer toute demande frauduleuse, le BEPC pourrait exiger des renseignements supplémentaires afin de s’assurer que la personne faisant la requête est bien autorisée à le faire, avant de lui accorder l’accès à l’information ou d’y apporter des changements.
Le BEPC fournira les renseignements sous une forme facile à comprendre. Le BEPC se réserve le droit de ne modifier aucun renseignement personnel, mais pourrait y annexera tout texte que la personne concernée jugerait pertinent d’ajouter.
Le BEPC se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels, si l’information demandée :
• est susceptible de dévoiler : i) des renseignements personnels, y compris des opinions, d’une autre personne ou d’une personne décédée, ou ii) des secrets commerciaux ou autres renseignements professionnels confidentiels pouvant nuire au BEPC ou à la position concurrentielle d’un tiers;
• est susceptible de compromettre des négociations contractuelles ou autres du BEPC ou d’un tiers;
• est assujettie au secret professionnel de l’avocat ou autre privilège juridique;
• n’est pas facilement accessible et que la charge ou le coût de la fournir serait disproportionné par rapport à sa nature ou à sa valeur;
• n’existe pas, n’est pas détenue ou ne peut être trouvée par le BEPC;
• est susceptible d’empêcher ou de compromettre les activités de maintien de l’ordre ou autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme légalement autorisé à les accomplir; ou
• peut être refusée ou faire l’objet d’une demande de non-divulgation en vertu de la loi.
Dans les cas où on ne fournira ou ne pourra fournir l’information, la personne ayant fait la demande sera informée des motifs de la non-divulgation.
Le BEPC n’impose pas de frais au candidat pour la vérification ou la correction de renseignements personnels; cependant, dans la mesure autorisée par la loi, on pourrait facturer des frais minimaux au candidat qui a besoin d’une copie de son dossier.
Le BEPC a nommé un responsable de la protection de la vie privée, chargé de répondre aux questions et aux préoccupations des candidats. Les coordonnées du responsable de la protection de la vie privée sont les suivantes :
Responsable de la protection de la vie privée
Le Bureau des examinateurs en pharmacie du Canada
200-59 Hayden Street
Toronto, ON M4Y 0E7
CANADA
Tél. : (416) 979-2431
Téléc. : (416) 599-9244
Courriel : PEBCinfo@PEBC.ca
On demande au candidat voulant se plaindre officiellement des pratiques du BEPC en matière de protection de la vie privée de le faire, par écrit, auprès du responsable de la protection de la vie privée du BEPC, qui accusera réception de la plainte, veillera à ce qu’on l’étudie rapidement et qu’on transmette au candidat la décision officielle dûment expliquée.
Pour les questions d’ordre plus général, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a la responsabilité de surveiller le respect de la loi sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Le commissaire agit en quelque sorte comme arbitre dans les litiges en matière de protection de la vie privée. On peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée à www.privcom.gc.ca.
Politique en ligne du BEPC en matière de protection de la vie privée et sécurité
Le Bureau des examinateurs en pharmacie du Canada (BEPC) veille au respect de la vie privée, à la sécurité des utilisateurs de son site Web en prenant toutes les mesures requises afin d’assurer la protection des renseignements personnels déposés par ses utilisateurs. Les renseignements critiques, comme les renseignements d’une carte de crédit, saisis sur un formulaire en ligne, sont cryptés pendant la transmission et conservés dans une base de données sûre. Malgré tous les efforts raisonnables déployés en vue de protéger le caractère confidentiel de l’information déposée sur le site Web, celui-ci, comme tout site Web, peut être sujet à des interceptions, des contrefaçons ou des intrusions. Le BEPC ne peut présenter et ne présente aucun engagement, garantie ou promesse quant à l’interception de vos renseignements personnels ou autres par des tiers. Le BEPC décline toute responsabilité en cas de préjudices subis par vous et qui résulteraient ou auraient un lien avec la transmission de données sur notre site Web.
Le BEPC ne vend, ne distribue ni ne divulgue aucun renseignement personnel à des tiers, sauf : (i) si la loi l’exige ou le permet (situations dans lesquelles la divulgation de l’information est exigée par assignation judiciaire ou autre mesure de cette nature); (ii) si le BEPC doit examiner, prévenir ou traiter une infraction aux lois (situation dans laquelle le BEPC a des motifs raisonnables de croire qu’il y a eu ou pourrait y avoir infraction). Le BEPC pourrait demander à des sous-traitants ou des firmes externes d’assurer certains services, y compris le traitement des paiements par carte de crédit, la conception et l’entretien de ses pages Web. Ces sous-traitants et sociétés pourraient avoir accès aux renseignements personnels uniquement dans le cadre de leurs fonctions et à aucune autre fin. Cependant, le BEPC exigera de ces tiers qu’ils respectent la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils auront accès et qu’ils appliquent les mesures de sécurité raisonnables afin de protéger tous les renseignements personnels à traiter ou à conserver.
Le BEPC recueille et utilise les renseignements personnels déposés par les visiteurs de son site afin de traiter les transactions en ligne et répondre aux courriels des visiteurs. Les renseignements personnels des visiteurs ne sont transmis à personne d’autre que les entreprises de traitement des paiements, au besoin, lors des transactions sur carte de crédit effectuées sur notre site Web. Le BEPC recueille, conserve et utilise les données statistiques relatives aux visiteurs dans les strictes limites légales, afin de fournir des produits et des services aux visiteurs du site du BEC. Les renseignements relatifs aux visiteurs du site du BEPC sont conservés dans des fichiers utilisant les adresses IP afin de retracer des données, comme les pages consultées et les transactions réalisées. Les renseignements sont conservés sous forme de données statistiques regroupées afin d’étudier les priorités et les intérêts des utilisateurs, sans lien avec des renseignements personnels identifiables.
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